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成功事例集

建設ソフトやハードウェアなどのITツールを導入して成功した事例を紹介します。

コストの把握は工事受入金一覧表・工事一覧表がポイント

有限会社 アットホーム

建設原価ビルダー

 事業が軌道に乗るにつれて増えていく事務処理作業。少数精鋭のアットホームでは、原価管理ソフトを導入することで、工事ごとのお金の流れ(予算・原価)を確実に把握するとともに、入金管理も効率的に行っている。責任者の有本氏に話を伺った。

会社概要 有限会社 アットホーム
所在地:岡山県津山市
従業員数:3名
主な事業内容:建築リフォーム

有本 匠氏
有本 匠氏

事務処理作業に追われて


 平成15年の夏から営業を開始して、石の上にも3年と言われるので、なんとか3年経った昨年、3月の決算も終わり、数字上でもなんとかかんとか起動に乗りかけたので、事務処理の管理と原価管理の必要性に迫られてきました。毎月の支払も数百万円から1千万円を超える月も出てきて、資金繰りの業務が大変になってきていました。ちょうどその頃、値段も手ごろで自社のしたい業務ができそうな「建設原価ビルダー」のカタログがコベック社からDMで届きました。

原価ビルダー導入

 支払業務、入金管理、予算原価管理、できれば発注書の発行までと考えていたのですが、すぐに検討して価格もあまりかからなかったので購入して、5月から使うことにしました。実際のオペレーションは事務担当の女性がすることになり、業者を登録して、工事を登録して、業者から来た請求書を入力しました。すると来月の支払い金額がすぐに出てくるではありませんか。やはりコンピューターは早いですね。発注書も標準に出すようにしました。当社もコンピューターで発注書が出せる会社になったんだなぁとつくづくと思った記憶があります。
 営業が2名いるのですが、運用の流れとして、営業が契約すると契約書のコピーと実行予算書を事務担当に回して、それを元に工事登録と予算登録をします。リフォームは小さな工事が多いので、ほとんど外注費と材料費が多くなります。その実行予算書に基づいた発注書を作成して、業者にFAXします。当社は20日〆の翌月の20日払いで、20日に締めて月末までに請求書を届けていただくようにお願いしています。翌月の1日には支払金額、原価等の数字がわかるようになったのです。毎月1日がミーティングになっているのですが、建設原価ビルダーを導入してからミーティングに資料が出るようになりました。コンピューターの凄さを実感した時でした。

操作画面 パッケージ

予算や原価、入金予定が一目でわかる

 導入してから1年半以上になるのですが、原価の集計はもちろんのこと、大きな工事の時の発注残がどれぐらいあるのかとか、支払日の支払金額がどれぐらいあるのかは予想通りでしたが、それ以外でとても良かったことが何点かあります。
 「工事受入金一覧表」というのがあるのですが、その項目に未収入金と完成予定日があるのです。リフォーム工事は完成するとほとんどのケースが2〜3日でお金が回収できますが、この未収入金と完成予定日でいつ頃お金が入って来るかがわかるのです。これにはとても助かっています。
 それと材料費・労務費・外注費・経費の予算と原価が同時に印刷される「工事一覧表」があります。締めから締めの完成した工事だけを印刷すると支払する工事の予算が確認できチェックできます。

工事受入金一覧表

過払い事故を未然に防止

 過去に2回同じような事件があったのですが、1件は300万円ぐらいの工事に100万円近く予算オーバーして赤字で出てきていたので、担当営業に尋ねると「予算通りです」と言うのです。でも、コンピューターは100万円近くの予算オーバーなのです。それから事務担当と調べだしたのですが、登録時の実行予算書、それから業者への明細書で出した発注書も合っている、合っていないのは工事一覧表。工事一覧表を信じて半日以上かけて探して、やっと原因を見つけることができました。原因はシステムバス込みで工事を業者に発注したのですが、途中でシステムバス本体がお客様のご要望で変更になり、システムバスを別の建材屋さんから仕入れていたのです。最初にシステムバス込みで発注していたので、そのままの請求が一式金額で来ていたのでなかなか見つけることができなかったのです。過請求した業者に連絡したのですが、「そんなはずはない」と言うので、「一度調べて下さい」と言って電話を切ると、しばらくしてから「すいません。やはりアットホームさんの言うとおりでした」と電話がありました。 「工事一覧表」のお陰で100万円近く過払いしないで済んだのです。建設原価ビルダーがなければ、きっと死ぬまでわからなかったと思います。その後も似たようなケースがあるのですが、要領がわかり原因もすぐ掴めて過払いを防ぐことができています。 建設原価ビルダーがなければどうなっていたのかと思うとゾッとします。

工事一覧表

 原価ビルダーの効果を簡単に言うと、仕入れ、支払い、入金、入金予定とお金の管理がほとんど簡単にできて、いろいろな切口で原価が把握でき、予算とか発注に対しての数字を把握できることでしょうか。当社では原価ビルダーはもうなくてはならないものになってしまいました。


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