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成功事例集

建設ソフトやハードウェアなどのITツールを導入して成功した事例を紹介します。

自社業務インフラ「KDN-CAFM」を構築

株式会社 キタデン

民間施設維持保全管理システム「RMO」

株式会社 キタデン

 
所在地:北海道札幌市中央区
設立:1973年7月
資本金:1,000万円
従業員数:225名(2017年5月現在)
主な事業内容:建物設備(電気・空調・衛生設備等)の保守管
理、建物設備の点検・整備・清掃・営繕ほか
http://www.kitaden73.co.jp
 
 
 
創立40周年を迎える株式会社 キタデンは、ビルのメンテナンスを中心に電気設備・管工事や不動産業など多岐にわたるビジネスを展開している。非常に厳しい経営環境の中、社長様の卓越した中長期経営ビジョンに準じ、たゆまざる社員のスキルアップ・社内の業務改善などを推進し続け、今では「電気・空調・衛生設備保守管理のスペシャリスト集団」としての社会的地位を確立した。
 
 

CAFM導入の理由

 
弊社ではビルメンテナンス業務の受託を中心に社業を展開していますが、全社の経営指針として常に品質の高い仕事を心掛けております。
 
今、社会的なテーマとしてコンプライアンス(法令順守)、アカウンタビリティー(説明責任)の確立ということがしきりに叫ばれていますが、弊社でもこのような社会情勢に順じ、通常業務で発生する情報に関しましても、現場単位での個別管理ではなく、会社としてガバナンスが利き厳しく管理された業務手順が必要であることを感じ、CAFM導入を計画しました。
 
また同時に、公共施設の維持管理業務受託においては発注者(オーナー)側の要求仕様にもこのような要件が入り始めており、既存客の仕様書に「業務データはCAFMのような整備されたシステム等での管理を行うこと」、というような文言が最近になって表記され始めたのもきっかけにはなりました。
 

設備点検

 

施設清掃

 

RMOを選定

 
RMO(開発:サイバーブルー)のことは、HFMA((一社)北海道ファシリティマネジメント協会)主催の「社会施設・設備の新たな管理手法」という勉強会に参加し、その時に講師で来られていたことで知りました。

複数のビルメンテソフト、施設設備管理ソフト等を調べましたが、創業時から一貫して「公共施設の効率的な維持保全」というテーマを中心にソフトウェア開発、管理手法開発を行われている点が弊社の行政顧客ニーズにマッチしていると感じました。
 
後は、勉強会の中で単に会社の上層部から押しつけるように、システムのデータ登録など労働集約的な作業を現場に無理強いするのではなく、既存の現場データや管理手順をなるべく変えずにシステムのUI(ユーザーインターフェイス)や機能で対応すると説明されていたことも、CAFM導入には重要な要件だと感じました。
 
 

導入時の苦労した点

 
まず、各作業現場(事業所)単位で異なるITリテラシーの調整、管理すべき業務手順や情報が全く異なる点の調整で苦労しました。
 
その解決方法としてシステムの導入前作業に、各作業現場(事業所)別の業務要件やニーズ、問題点を明示化してもらえるコンサルテーションを導入しましたが、そこで明らかになった問題や不具合を切り分けた上で、要件整理、調整、仕様の確定と進めてもらえました。そのおかげで、現場も「いきなりCAFMを導入と言っても…」というような新規業務手順としての電算化アレルギー反応を最小にできたと思います。
 
現場ファーストの実務チェックということで、メーカーには何度も複数の作業現場(事業所)に出向いていただき、作業担当者の意見や業務の実態などを細かにチェックしてもらいましたので仕様の確定も密で早かったと思います。
 
 

パッケージを適用するメリット

 
基本的に既存パッケージフレームワークの適用ということで、 UI(ユーザーインターフェイス)や機能も調整段階からイメージしやすく、システムのカスタマイズ適用工数が少なくて済んだことだと思います。
 
あと、基本的機能群の品質も保証されているので無駄な手戻り作業もなく、開発適用費用もかなり抑えられたと思います。
 

TOP画面

 

報告画面

 

自社CAFMの優位点

 
機器類の定期点検などは、各事業所に設置されている「膨大な設置機器別の数だけ」報告フォーマットがあり、点検項目も常に変化します。
 
これらは通常システム化の要件として盛り込むことは困難なので、単なるExcelやWord等のドキュメントとして登録保持する程度の管理しか想定していませんでした。ですが、このパッケージフレームワークには「ユーザーが作成したExcelフォーマットを取り込むだけでそのままデータベース登録画面にできる」機能が実装されていて、これには驚きました。
 
この方法でシステムを運用できれば、膨大なデータ発生数から、データベース登録が不可能だと思っていた機器別の定期点検データが全て登録でき、後で今後のメンテナンス計画に必須となるデータの有効再利用・集計等を行えることになります。
 
あとは、基本的に日常の日報作成ベースの作業程度でほぼ日々の作業が完了しますので、現場の負担が少なく、かつ間違いのない運用ができて良いと思いました。
 
それと、オープン系のWEBシステムとして一つのシステムなのに、ログインアカウントにより事業所別のUI(ユーザーインターフェイス)が個別に設定できたり、個別のメニューや機能の実装、データベース項目の自己設定、オーナー様への必要データ開示など、システム運用から経営戦略的なサービスに至るまでユーザー向きの機能フレームが用意されていて、使い方次第ではかなりの効果を持った現場データ収集から発生するサービスリリースも見込めると感じました。
 

設備台帳

 

日報画面

 

運用上の課題

 
実際に開発を始める前、システム運用を始める前などのタイミングで全社一括の説明会を開き意見交換などもしていますので特に問題はないかと思います。
 
ただし、細かな点をみると、各作業現場(事業所)でPCの設置数が足りていない、ITリテラシーの平均化ができていない環境などもあり、通常業務に忙殺されつつの運用では現場担当者が全員CAFMを身近な業務環境の一環として捉え切れていない部分もまだ見受けられます。
 
今後は、なるべく各作業現場(事業所)で一人1台のPCを計画配置できるように社内環境整備を推進し、各現場からの機能改善要望などを吸い上げるワーキンググループ会議なども定期的に開催して、CAFMを弊社の戦略的経営ツールにまで高め、他社サービスとの差別化ができるよう有効活用していきたいと考えています。
 
 



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