e-CYDEEN／契約管理（自治体版）

会社概要　愛知県 豊田市
人口：423,677人 （平成21年10月1日現在）

　豊田市は｢クルマのまち｣として世界にその名を知られる産業都市。さまざまなライフスタイルが実現できる「人が輝き　環境にやさしく　躍進するまち・とよた」を目指し、時代の動向や将来を見据え、「公正」「市民」「現場」の視点を大切にしながら、新しいまちづくりを市民との「共働」のもとで進めている。 　「あいち電子調達共同システム」への参加を契機に、全契約種別統合のシステム導入による事務フローの見直しと、業者管理・入札契約事務の効率アップを実現した。

システム導入経緯

　愛知県および県内市町村（名古屋市および安城市を除く）は、共通の目標である電子自治体化を、経費や人的な面で効率よく、地域全体として格差なく、しかも早期に実現するため、「あいち電子自治体推進協議会」を設立し、「電子調達共同システム」（入札参加資格申請・登録、電子入札、入札情報サービス）を構築・運用しています。このような状況の中、既存の契約事務システムでは、「電子調達共同システム」と連携されていないため、情報の二重入力・二重管理、入札参加資格登録・電子入札との連携が特定の職員に集中するなどの不効率・課題が発生し、電子自治体化による事務作業の省力化・効率化へ十分つながらず、職員の負担増、さらには市民へのサービス低下につながる懸念がありました。
　また、従来に比較すると一般競争入札の普及、総合評価方式の導入など契約制度にかかる事務が多様化、複雑化し、既存システムの改修が困難になりつつあったほか、より細かな仕様が求められる物品契約にかかるシステム化が未着手であったため、多くの事務を手作業で行うことによる間違いや無駄も発生していました。
　このため、これらの問題を解決できる新システムの導入を検討することとなりました。

システム導入のポイント

　厳しい財源のなか、最大の効果を挙げるため、以下の2点に重点をおき導入するシステムを選定しました。

１．全契約種別対応のパッケージ型システムの導入
　担当課からの依頼を受けて契約事務を行う総務部契約課には、工事、工事関係委託、その他業務委託、物品の４つの担当があり、それぞれが分担して事務を行っています。特に物品担当では既存システムを使用していないことも大きく影響し、同じ市であるにもかかわらず事務の取り扱いが異なることも多く、全契約種別に対応したシステムの導入を前提としました。 　また、既存システムはプログラミングの技術を持った課の職員が作成したもので現場からの要求にきめ細かく応えるシステムでしたが、職員の異動により改修が思うようにできなくなり、今後の契約制度の変更にも柔軟に対応が可能なパッケージ型システムの導入を前提としました。

２．「電子調達共同システム」との連携が可能
　「あいち電子自治体推進協議会」が構築した「電子調達共同システム」は、工事、工事関係委託の契約に関しては「CALS/EC」、その他業務委託と物品の契約に関しては「物品等」と２つのシステムに分かれ、開発も異なるベンダーにより構築されました。このため、どちらのシステムにも完全に連携することができる技術力やノウハウがあり、以降のサポート体制も確保されるシステムの導入を前提としました。

　「e-CYDEEN／契約管理（自治体版）」は、公共事業のライフサイクルに対応した建設情報化ソリューションの中の１製品であり、通常の財務会計システムのサブシステムとしての業者管理システムではなく、入札契約適正化法や各種入札制度改革等、最新動向に対応した専用パッケージ。標準で工事・物品等の全契約種別に対応し、かつ競争参加資格申請受付システムや電子入札システムとのインターフェースを保有しており、また、入札契約業務に必要な機能が豊富でカスタマイズを最小限に抑えることができる。
　「電子調達共同システム」とも連動の実績をもち、インターフェース部分はノンカスタマイズで導入可能。

「e-CYDEEN／契約管理（自治体版）」を導入して

　既存システムが現場からの要求にきめ細かく応えるものであったため、開発に当たってはパッケージの導入を前提としたものの実際には多くのカスタマイズを行うことになりました。しかし、パッケージの基本設計がしっかりしており、契約業務に精通した担当ＳＥが開発に当たってくれたため事務フローの整理につながり、既存システムの良いところと「e-CYDEEN／契約管理（自治体版）」の良いところが融合した即戦力のシステム導入ができました。
　新システムの導入と、「電子調達共同システム」の利用により、業者の登録・管理業務や、入札契約事務処理が従来と比較して格段に効率化することができたほか、システム化による事務フローの整理により将来の契約制度の変更にも柔軟に対応した基盤を構築することができました。

　　
「e-CYDEEN／契約管理（自治体版）」　　　　　　　　　　　　　システムイメージ図

今後の展開

　担当課の契約事務をシステム化し、市の契約事務全体のスピードアップ・品質向上することにより、業者や市民へのサービスをより向上していく予定です。また、現在国で検討している「電子契約」についても、動向を見ながら、電子自治体の実現に向けさらなる業務改善を進めていく予定です。

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